PDM-system för små konstruktionsteam: det ni behöver

PDM för team på 3 till 30 personer

PDM för små team handlar om att få kärnan i produktdatahantering (styrda revisioner, incheckning, godkännanden, spårbarhet och säker delning med leverantörer) utan de servrar, konsulter och månader av konfiguration som stora PDM-införanden räknar med. Ett hårdvaruteam på 3 till 30 personer behöver ett PDM som teamet kan sätta upp själv, börja använda inom några veckor och betala för per användare.

Läget för små hårdvaruteam

Små konstruktionsteam börjar med en delad mapp, en namngivningsregel och goda föresatser. Det fungerar så länge tre personer sitter i samma rum och minns vilken fil som gäller. Det slutar fungera vid förutsägbara tillfällen:

• Den delade mappen räcker inte längre. Filer som fäste_v4_slutlig_SKARP.step dyker upp. Två personer ändrar i samma sammanställning. Ingen vet säkert vilken ritning som gick till leverantören.
• Det finns ingen PDM-administratör. Den som byggde mappstrukturen är också ansvarig mekanikkonstruktör, och företaget har ingen IT-avdelning som kan driva en server.
• Företaget växer från startup till scale-up. Nya medarbetare börjar, en andra produktlinje startar, och kunskap som fanns i några få huvuden måste nu finnas i ett system.
• Den första revisionen kommer. En ISO 13485-certifiering, en ISO 9001-revision eller en stor kunds leverantörsrevision kräver belägg för att ni granskar, godkänner och styr era dokument.
• Den första kontraktstillverkaren kommer in. Ritningar, specifikationer och artikelstrukturer lämnar huset, och ni behöver veta vilken revision de tillverkade efter.

Mer mappdisciplin hjälper ett tag, men en delad mapp vet inte vad en revision är, vem som får frisläppa den eller vad en ändring påverkar. Vill ni ha bakgrunden, börja med vad PDM är.

Varför stora PDM-införanden passar dåligt

Leverantörerna byggde traditionella PDM-system för organisationer med en IT-avdelning och en dedikerad PDM-ansvarig. Ett litet team betalar kostnader som licenspriset inte visar:

• Servrar. PDM i egen drift kräver databasserver, filvalv, säkerhetskopiering och uppgraderingar. Någon måste äga dem, och fjärråtkomst går ofta via VPN.
• Konsulter. En återförsäljare eller konsult levererar ofta konfiguration, flöden och datamigrering och fakturerar det separat.
• Månader av införande. Ett projekt börjar ofta med en kravworkshop och når driftstart ett kvartal senare. Ett litet team kan inte pausa konstruktionsarbetet så länge.
• Administration utan slut. Användare, behörigheter, uppgraderingar och felsökning hamnar hos en konstruktör som hellre konstruerar.

Ett företag med 500 anställda klarar det. Ett team på tio skjuter ofta upp PDM tills revisionen tvingar fram det, vilket är det sämsta tillfället att börja.

Hur "tillräckligt med PDM" ser ut

Ett litet team behöver de delar av PDM som förhindrar verkliga misstag och ger revisionsunderlag som en bieffekt av det vanliga arbetet:

1. Ett styrt ställe för CAD-filer och dokument, med incheckning så att ingen skriver över någon annans arbete.
2. Revisioner som betyder något: frisläppta, godkända och spårbara, skilda från arbetsversioner.
3. En enkel ändringsprocess: en ändringsbegäran, de dokument den påverkar och namngivna godkännare.
4. Frisläppningspaket som samlar godkända dokument och signaturer till produktionen eller revisorn.
5. Rollbaserad åtkomst, så att en kontraktstillverkare ser de frisläppta ritningarna för sin artikel och inget annat.
6. Spårbarhet som svarar på vem som ändrade vad, när och varför, utan att någon behöver skriva ned det.
7. En väg ut. Ni ska kunna exportera all er data när som helst.

Täcker ett system detta har ert team kontroll. Resten kan vänta tills ni har ett konkret behov.

En praktisk införandeplan

Ett litet team kan införa PDM på några veckor utan att stoppa konstruktionsarbetet. Anpassa takten i planen efter ert team.

Vecka 1: bestäm reglerna. Kom överens om artikelnummer och dokument-ID, revisionsschema (till exempel A, B, C för frisläppta revisioner) och vem som godkänner vad. Håll det kort; ni kan förfina senare. I neo är nomenklaturen konfigurerbar, och vårt success-team hjälper er att definiera den.

Vecka 2: flytta aktiv data. Börja med ett pågående projekt i stället för hela arkivet. Ta in de CAD-filer och dokument som teamet arbetar med i dag, sätt upp projektet och dess behörigheter, och installera neoDrive på konstruktörernas datorer så att lokala filer synkas till neo.

Vecka 3: kör en verklig ändring. Välj en, till exempel en ritningsuppdatering till en leverantör. Skapa ändringsbegäran, bifoga de påverkade dokumenten, skicka den till godkännarna och frisläpp. Teamet lär sig mer av ett helt varv än av en utbildning.

Vecka 4: öppna för externa parter och historik. Ge kontraktstillverkaren eller den viktigaste leverantören åtkomst till de frisläppta dokument de behöver. Ta in historisk data från kalkylark, gamla mappar eller ett tidigare system; vårt team sköter migreringen, och historisk data finns normalt i neo inom några dagar.

Sluta sedan använda den gamla delade mappen för aktivt arbete. En mapp som får förbli skrivbar är den vanligaste orsaken till att ett införande stannar av.

Vad det kostar: ett räkneexempel

neo prissätts per användare och månad, med två typer av licenser plus ett tillägg för filsynk från skrivbordet:

Del	Pris per användare och månad
Read/Write (skapa, checka in och redigera)	500 SEK
Read (läsa, utan rätt att skapa eller checka in)	200 SEK
neoDrive (filsynk från skrivbordet)	150 SEK

Kvalitet, produktion och ledning läser oftast bara frisläppt data och klarar sig med Read. Skrivrättigheter behövs för dem som skapar och checkar in filer.

Ett hypotetiskt exempel: ett hårdvaruteam på 9 personer, med 5 konstruktörer som skapar och checkar in CAD-filer och 4 kollegor inom kvalitet, produktion och ledning som främst slår upp frisläppt data.

Rad	Licenser	Kostnad per månad
Read/Write	5 × 500 SEK	2 500 SEK
Read	4 × 200 SEK	800 SEK
neoDrive för konstruktörerna	5 × 150 SEK	750 SEK
Summa		4 050 SEK per månad

Jämför med den totala kostnaden för ett system i egen drift: licenser, server, säkerhetskopiering, konsultdagar för uppsättning och migrering, och de konstruktörstimmar som går åt till att administrera det. Över 10 användare gäller volympris; se priser eller prata med oss för en offert.

Börja med en kostnadsfri pilot i 3 månader

Utvärdera PDM med egna filer och en verklig ändring. neo erbjuder en kostnadsfri pilot i 3 månader, tillräckligt för att genomföra införandeplanen ovan, frisläppa riktiga dokument och se om teamet fortsätter använda systemet när nyhetens behag har lagt sig.

Under piloten arbetar ni med de personer som har byggt neo. Supporten svarar inom en arbetsdag, oftast samma dag, och ni slipper ärendekön.

Team som använder neo

• Sensative, som tillverkar IoT-sensorer och gateways, hanterar en katalog med över 50 000 artiklar i neo och har kortat förberedelserna inför revisioner från veckor till dagar. Läs Sensatives berättelse.
• Triomed, som utvecklar en medicinteknisk produkt för peritonealdialys, driver en sluten kvalitetsprocess i neo på fyra platser och är redo för revision. Läs Triomeds berättelse.
• Spiideo, som bygger AI-baserade system för sportproduktion, konfigurerar kundspecifika produktvarianter i neo. Läs Spiideos berättelse.

Fler exempel finns bland våra kunder.

Nästa steg

Känner ert team igen sig i läget ovan, välj ett projekt och en verklig ändring och prova. Ta produktrundturen, se vad neo PDM innehåller, läs mer om PDM i molnet eller prata med oss om en pilot.